Gestión Documental

El Municipio de Chaparral Tolima considera importante Normalizar y estandarizar en la Alcaldía Municipal los procesos y procedimientos de la gestión documental y considerando la importancia de los documentos que se producen y se reciben y con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2609 de 2012 y al tenor del artículo 21 de La Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" que define la Gestión Documental como él: "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación" y que un Programa de Gestión Documental PGD se entiende como él: "Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos". Se presenta el PGD de la Alcaldía Municipal de Chaparral, como una herramienta que consolida las acciones de tipo legal, administrativo, tecnológico y económico que se deben aplicar en cumplimiento de los procesos documentales internos.

 

Si se entiende un sistema integral de gestión de documentos como aquel que se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad durante su ciclo vital, es decir desde su creación, pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones, hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación, el presente documento analiza cada una de las etapas y presenta las actividades, pautas, lineamientos y recursos necesarios que permitan a la Alcaldía Municipal de Chaparral fortalecer esta gestión de manera efectiva y eficiente y garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad de la información que conforma el acervo documental.​


COMITÉ DE ARCHIVO MUNICIPAL

El Comité de Archivo es un órgano interno de la Administración Municipal, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos. 


El Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo  asesor  de la alta dirección, responsable de definir las  políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.  


El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:

·         Alcalde

·         Secretario de Gobierno

·         Asesor Jurídico

·         Secretario de Planeación

·         Control Interno

·         Coordinador de Archivo

El Comité como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo organizado de documentos y comunicaciones de la institución, debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios  en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanente y otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión.


¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

El Comité ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera la Administración Municipal.   

Debe establecer la simplificación del papeleo inútil, la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la Administración Municipal. 

El control y normalización que establece el Comité en sus diversas etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.


 OBJETIVO

Debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental. 

Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de Manuales de Procedimientos.

 

FUNCIONES 

  • Es la de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la Administración Municipal.
  •  
  • ESTAR en contacto permanente con el Consejo Departamental de Archivos para recibir información constante y estar al día en cuanto a la legislación archivística en Colombia.
  •  
  • CONTROLAR el proceso de producción documental  desde el diseño de la papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de soportes adecuados para el registro de la información.
  •  
  • HACER recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos.
  •  
  • ASIGNAR, de acuerdo con el jefe de archivo, los nuevos códigos de dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera.
  • FIJAR términos de retención para los documentos, según la importancia y necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como base la disposiciones legales y la TRD con valoración primaria,  y terciaria, selección, control del programa de Gestión Documental, control para evitar congestiones.
  • REGLAMENTAR transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos.
  • REDUCIR a lo esencial la masa documental de los archivos.
  • APROBAR los programas que deban implantarse para crear la cultura organizacional y documental.
  • DEFINIR normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de ejemplares de los documentos.
  • AUMENTAR índice de recuperación de la información. 
  • GARANTIZAR condiciones de conservación de la documentación de valor permanente.
  • CONQUISTAR espacio físico y reducir el peso.
  • APROVECHAR mejor el talento humano y los recursos materiales.
  • ASESORAR  a las dependencias para el cumplimiento de las normas establecidas.
  • DETERMINAR la vigencia de los archivos.

 

REGLAMENTO 

El Comité requiere de una reglamentación propia, con funciones claras y bien determinadas, que le confieran autoridad suficiente para operar con eficiencia.  En dicho reglamento se determina, por ejemplo, el quórum para deliberar válidamente, la oportunidad de levantar una acta en cada reunión, la periodicidad de las reuniones y, por supuesto, los integrantes del mismo. 

Este se estipula en el acto administrativo que legalizará la creación y conformación del Comité de Archivo.​


Para visualizar y/o descargar el documento de recopilación de la información básica:

informacion-basica-comite-archivo-municipal-Chaparral.pdf


INSTALACIONES ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL DE CHAPARRAL

La conservación del patrimonio documental es un gesto cultural, además de una obligación y un derecho, que potencia la construcción de una sociedad. Como instituciones, los archivos tienen entre sus objetivos la conservación de los conjuntos orgánicos de documentos, o la agrupación de estos, reunidos por entidades públicas y por los particulares en el ejercicio de sus actividades. Las instalaciones de los archivos, sus locales y su equipamiento contribuyen de forma decisiva a la permanencia del documento.  ​

INSTALACIONES ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA MUNICIPAL DE CHAPARRAL.pdf



PROGRAMAS Y PLANES DEL COMITÉ DE ARCHVO MUNICIPAL

A continuación se publican las Programas, Planes y Sistemas de Gestión del Archivo Municipal de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo al interés particular:

TIPO​DESCRIPCIÓN​
icono 3 pdf.jpgPrograma de Gestión Documental 2016
Este es el programa de gestión documental del Municipio de Chaparral versión 2016, aprobado mediante Resolución 00000653 del 10 de ju​nio de 2016 (incluida dentro del mismo programa o se puede apreciar en esta página más abajo)
programa-gestion-documental-2016-Chaparral-Tolima.pdf
icono 3 pdf.jpgDiagnóstico integral de Archivo 2016​
Este diagnóstico demuestra el estado del archivo de la Alcaldía municipal de Chaparral con vigencia 2016
diagnostico-integrado-archivo-Alcaldia-Chaparral-2016.pdf

icono 3 pdf.jpg
Sistema integrado de Conservación SIC de Archivo 2016​
El Sistema Integrado de​ Conservación de la Alcaldía municipal de Chaparral con vigencia 2016 integra las técnicas archivíst​icas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología aplicable a los documentos en todas las etapas del ciclo vital, desde su producción o recepción hasta su disposición final​.


icono 3 pdf.jpg
​TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Nota: En este momento las TRD se encuentran en proceso de convalidación​

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ALCALDIA DE CHAPARRAL.pdf


ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO MUNICIPAL

A continuación se publican las Actas del Comité de Archivo Municipal de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo al interés particular:

VIGENCIATIPO​DESCRIPCIÓN​
2016​icono 3 pdf.jpg​​Acta N° 001 de 2016​​ (celebrada el 01 de marzo de 2016)
acta-2016-001-Comite-municipal-archivo-Chaparral-Tolima.pdf
2016​​icono 3 pdf.jpg​Acta N° 002​ de 2016​ (celebrada el 13 de junio de 2016)
acta-2016-002-Comite-municipal-archivo-Chaparral-Tolima.pdf
2017icono 3 pdf.jpg​​Acta N° 001 de 2017​ (celebrada el 27 de abril de 2017)
acta-2017-001-Comite-municipal-archivo-Chaparral-Tolima.pdf
2018icono 3 pdf.jpg​​Acta N° 002 de 2018​ (ce​l​ebrada el 27 de Julio de 2018)
acta-2018-002-Comite-municipal-archivo-Chaparral-Tolima.pdf
​​



INVENTARIOS Y TRANSFERENCIAS DE ARCHIVO MUNICIPAL

A continuación se presentan los inventarios y transferencias de  Archivo de Gestión y Archivo Central de la Alcaldía Municipal de ​Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo al interés particular:

VIGENCIATIPO​DESCRIPCIÓN​
2014​logo5.jpg​​Inventario Licencia de Subdivisión 2014
Inventario de Gestión generado por la Secretaria de Planeación corresponde a Licencias de Subdivisión ex​pedidas durante la vigencia 2014
inventario-licencia-subdivision-2014-chaparral-tolima.pdf
2015​​logo5.jpgInventario Licencias de Subdivisión 2015​
Inventario de Gestión generado por la Secretaría de Planeación corresponde a Licencias de Subdivisión expedidas durante la vigencia 2015
inventario-licencia-subdivision-2015-chaparral-tolima.pdf
2015logo5.jpgLicencias de Construcción 2015​
Inventario de Gestión generado por la Secretaría​ de Planeación corresponde a Licencias de Construcción expedidas durante la Vigencia 2015
inventario-licencia-construccion-2015-chaparral-tolima.pdf
2008-2015logo5.jpg​​Inventario de Decretos 2008-2015​
Inventario de Gestión generado por el Despacho de la Alcaldía​ Municipal de Chaparral
inventario-decretos-2008-2015-chaparral-tolima.pdf
​        2015logo.jpgTransferencia​ de Licencias de Subdivisión 2015
Transferencias de Licencias de Subdivisión  generado por la  Secretaría de Planeación de la Alcaldía​ Municipal de Chaparral en la vigencia de 2015
transferencia-licencias-subdivision-2015-chaparral-tolima.pdf
​       2015logo.jpgTransferencia de Licencias de Construcción 2015
transferencias de Licencias de Construcción  generado por la  Secretaría de Planeación de la Alcaldía​ Municipal de Chaparral en la vigencia de 2015
transferencia-licencias-construccion-2015-chaparral-tolima.pdf
        2015logo.jpgTransferencia de Decretos 2008- 2015​​
Transferencia de Decretos generado por el Despacho de la Alcaldía​ Municipal de Chaparral en la vigencias del 2008 al 2015
transferencia-decretos-2008-2015-chaparral-tolima.pdf


NORMATIVIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

​A continuación la principal normatividad local que ​regula la Gestión Documental del Municipio de Chaparral Tolima, en la cual se puede visualizar y/o descargar de acuerdo a su intención:


Decreto-081-2008-nueva-composicion-Comite-Archivo-General-alcaldia-chaparral-tolima

Decreto N° 000081 del 24 de noviembre de 2008 por medio del cual se designa la nueva composición del Comité Archivo General Alcaldía de Chaparral Tolima

Decreto-081-2008-composicion-Comite-Archivo-General-del-municipio-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


Acta 008 2008 aprobación TRD Alcaldía Chaparral Tolima

Acta N° 0008 del 24 de noviembre de 2008 del Comité de Archivo municipal de Chaparral donde se aprobaron la TRD del municipio.

 Acta-008-2008-aprobacion-TRD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


Acuerdo 023 2010 Creación Archivo General Alcaldía Chaparral Tolima

Acuerdo N° 000023 del 20 de diciembre de 2010 por el cual se crea el Archivo General del Municipio de Chaparral Tolima

 Acuerdo-023-2010-crea-Archivo-general-del-municipio-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


 

Decreto 082 2010 Aprobación TRD Alcaldía Chaparral Tolima

Decreto N°000082 del 24 de septiembre de 2010 por medio del cual se aprueban las TRD de la Alcaldía de Chaparral Tolima

Decreto-082-2010-aprobacion-TRD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF

 

Resolución 01730 2010 adoptan e implementa las TRD Alcaldía Chaparral Tolima

Resolución N° 001730 del 27 de septiembre de 2010 Por el cual se adoptan e implementan las TRD de la Alcaldía Chaparral Tolima​

Resolucion-01730-2010-adopcion-implementacion-TRD-alcaldia-chaparral-tolima.pdf


Resolución 01199 2012 Aprueban las TVD Alcaldía Chaparral Tolima

Resolución N° 001199 del 31 de agosto de 2012 Por medio del cual se aprueban las TVD de la Alcaldía Chaparral Tolima

​ Resolucion-01199-2012-aprobacion-TVD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


Decreto 076 2012 Comite Evaluador Documentos Alcaldía Chaparral Tolima

Decreto N° 00076 del 7 de noviembre de 2012 por medio del cual se crea el Comité Evaluador de Documentos de la Alcaldía Chaparral Tolima

 Decreto-076-2012-crea-comite-evaluador-documentos-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


Decreto 087 2012 Adoptan, implementan y aplican las TVD Alcaldía Chaparral Tolima

Decreto N° 000087 del 28 diciembre de 2012 por el cual se adoptan, implementan y aplican las TVD de la Alcaldía Chaparral Tolima

 Decreto-087-2012-adopcion-implementacion-aplicacion-TVD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


Resolución 0452 2016 Aprueba el Diagnostico Integral de Archivo Alcaldía Chaparral Tolima

Resolución 00000452 del 26 de abril de 2016 Por medio del cual se aprueba el Diagnóstico Integral de Archivo de la Alcaldía Chaparral Tolima

 Resolucion-0452-2016-aprobacion-Diagnostico-Integral-de-Archivo-alcaldia-chaparral-tolima.PDF


Resolución 0653 2016 aprueban el PGD Alcaldía Chaparral Tolima

Resolución​ 00000653 del 10 de junio de 2016 Por medio del cual se aprueban el Programa de Gestión Documental PGD de la Alcaldía Chaparral Tolima

Resolucion-0653-2016-aprobacion-PGD-alcaldia-chaparral-tolima.PDF 


Resolución 0654 2016 Aprobación Sistema Integrado Conservacion Alcaldía Chaparral Tolima

Mediante la Resolución N° 00000654 del 10 de junio de 2016 emanada del Despacho del Alcalde de Chaparral Tolima por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación de la Alcaldía del municipio de Chaparral Tolima. Para visualizar y/o descargar haga clic en el siguiente link:

Resolucion-0654-2016-apruebacion-Sistema-Integrado-Conservacion-Alcaldia-Chaparral-Tolima.PDF





  
Descripción
  
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